images
04/11/2020 09:26 am

Những kỹ năng cơ bản của một Business Analyst

Bạn đang hướng đến trở thành một Business Analyst (BA) trong tương lai, và tự hỏi mình có đủ kinh nghiệm và kỹ năng cần thiết hay không?

Thực tế có rất nhiều kỹ năng đòi hỏi một BA cần trang bị và bồi dưỡng mỗi ngày. Tuy nhiên, trong khuôn khổ bài này, mình sẽ đưa ra 3 kỹ năng cơ bản (Core skills) mà BA nào cũng cần phải có, đó là: Kỹ năng giao tiếp, Kỹ năng tư duy phản biện, và Kỹ năng giải quyết vấn đề. 


I. Kỹ năng giao tiếp


Hôm trước khi đăng bài “Con đường trở thành Business Analyst”, thấy có bạn comment “sao thấy BA chỉ cần giao tiếp lưu loát chút với xinh gái là được mà”, lúc đầu thấy hơi buồn… cười, nhưng sau thấy bạn ấy nói cũng có phần đúng nhé. Để thành BA giỏi thì kỹ năng giao tiếp là một đòi hỏi bắt buộc, tuy nhiên giao tiếp lưu loát chưa đủ, mà điều quan trọng hơn lại là khả năng lắng nghe một cách chủ động (Listen actively).


Với tư cách là 1 BA, bạn sẽ phải thường xuyên tham gia các cuộc họp (cả online lẫn offline), tiếp xúc với các đối tượng khác nhau, ở các level khác nhau, từ bên kinh doanh đến bên kỹ thuật, từ các sếp lớn nhỏ, stakeholders, PM (Project Manager), PO (Product Owner) đến dev (developer), tester, QA (Quality Assurance)... Việc của bạn là tạo điều kiện để các cuộc họp diễn ra suôn sẻ, đặt câu hỏi hợp lý, lắng nghe câu trả lời và tiếp thu những gì đang được trình bày. 


Vậy kỹ năng giao tiếp cần được rèn luyện như thế nào? Dưới đây là một số tips hữu hiệu để nâng cao kỹ năng giao tiếp, đó là:



1. Học cách lắng nghe 1 cách chủ động: đây là điều cần thiết đặc biệt là khi bạn ở giai đoạn tiếp cận, tìm hiểu yêu cầu từ các stakeholder. Bạn không những phải tập trung lắng nghe những gì họ nói, mà còn cần hiểu được bối cảnh và động cơ đằng sau thông điệp của các stakeholder. Khi làm như vậy, bạn thậm chí có thể nhận thấy được những gì không được trình bày để đặt thêm câu hỏi. 


2. Trình bày quan điểm ngắn gọn và chính xác: Khi trình bày điều gì đó, bạn cần trình bày quan điểm ngắn gọn và sử dụng ngôn ngữ đơn giản để mọi người có thể hiểu những gì bạn đang diễn đạt. Ngoài ra, bạn nên rõ ràng về mục tiêu giao tiếp của mình. Trước khi nói chuyện hay gửi email, tốt hơn hết bạn nên tự hỏi những câu hỏi sau: 


- Đối tượng giao tiếp của bạn là ai? Bạn có biết rõ họ không? Họ có rành về công nghệ không?


- Thông điệp bạn muốn truyền tải đến các stakeholder là gì?


- Bạn có muốn các stakeholder có bất kỳ hành động cụ thể nào sau khi họ đọc thông điệp của bạn không?


3. Học và sử dụng giao tiếp phi ngôn ngữ: có nghiên cứu đã chỉ ra giao tiếp phi ngôn ngữ chiếm tới 55% việc người nghe hiểu được bạn đang nói gì. Có rất nhiều cách để truyền đạt bằng ngôn ngữ cơ thể như: điệu bộ, nét mặt, ánh mắt, chuyển động cơ thể và âm lượng giọng nói…


II. Kỹ năng tư duy phản biện


“Tư duy phản biện là một quá trình tư duy biện chứng gồm phân tích và đánh giá một thông tin đã có theo các cách nhìn khác cho vấn đề đã đặt ra nhằm làm sáng tỏ và khẳng định lại tính chính xác của vấn đề.”


Với BA, chúng ta cần vận dụng tư duy phản biện để tổ chức, phân tích đánh giá thông tin, phân tích đánh giá các vấn đề, xác định những giải pháp có thể mang lại giá trị cao nhất, đồng thời phải làm việc với các stakeholders, PM, PO, lập trình viên... để đánh giá tác động của các giải pháp đó.


Khi tiếp cận vấn đề hay một bài toán cần giải, BA cần phải lắng nghe yêu cầu từ bên kinh doanh và đánh giá yêu cầu đó có thực sự cần thiết hay không, có làm được hay không, nếu làm thì với nguồn lực hiện có, phạm vi (scope) nên dừng ở mức độ nào, các giải pháp có thể là gì, giải pháp nào tốt nhất?... BA cần đưa ra những câu hỏi phù hợp, đúng trọng tâm để tìm được nhu cầu thực sự của khách hàng là gì? Vì đôi khi những thứ khách hàng muốn lại không phải thứ họ cần, nên có thể đã làm đúng như yêu cầu nhưng khi đưa lên thật lại chẳng mấy ai dùng. Đây là thực tế mà bản thân mình đã gặp nhiều.


Chính vì vậy, kỹ năng đánh giá và tư duy phản biện thực sự quan trọng đối với các BA mới mỗi khi phải đối diện với một yêu cầu mới, một bài toán mới. Vậy chúng ta cần rèn luyện tư duy phản biện như thế nào? Dưới đây là một số tips giúp phát triển tư duy phản biện:



1. Chịu khó hỏi: Khi có đề bài mới, một số bạn BA mới chỉ đọc tài liệu mà rất ít hỏi. Nhiều khi nghĩ các bạn chắc đã hiểu hết về biz rồi, nhưng đến lúc thực sự vào làm rồi mới ngã ngửa ra là chưa hiểu bản chất vấn đề. Vì vậy, một điều các BA mới nên làm là có thắc mắc gì về đề bài, về biz thì phải note lại ngay và tìm các anh chị có nhiều kinh nghiệm để hỏi cho đến khi hiểu rõ thì thôi. Còn trong quá trình tìm hiểu, phân tích, đánh giá yêu cầu, cũng cần đặt nhiều câu hỏi cho các stakeholder để tìm ra được yêu cầu đó có thực sự cần thiết hay không. Cần lưu ý sử dụng ngôn ngữ đơn giản khi đặt câu hỏi vì phần lớn các stakeholder không phải dân kỹ thuật. 


2. Luyện thói quen sử dụng Mind map (sơ đồ tư duy): “Sơ đồ tư duy là phương pháp được đưa ra như là một phương tiện mạnh để tận dụng khả năng ghi nhận hình ảnh của bộ não. Đây là cách để ghi nhớ chi tiết, để tổng hợp, hay để phân tích một vấn đề ra thành một dạng của lược đồ phân nhánh”. Mind map giúp chúng ta tránh việc bỏ sót ý trong quá trình brainstorming và rèn tính chủ động, hệ thống, phân tích, liên kết các ý hợp lý và logic. 


3. Tư duy mở: Bạn sẵn sàng đón nhận những ý tưởng mới, chấp nhận các quan điểm khác nhau và sẵn sàng đánh giá lại quan điểm của riêng bạn.


4. Chịu khó quan sát và tìm tòi sự việc, hiện tượng: thói quen này giúp bạn đào sâu tìm hiểu sự việc hiện tượng để hiểu bản chất vấn đề mà không chỉ đơn giản là nhìn bề ngoài. Điều này sẽ giúp bạn luyện và vận dụng khả năng tư duy phản biện tốt.


5. Chơi game: Rủ bạn chơi mấy trò nhập vai We Escape, luyện não cũng căng phết đấy các bạn ^^. Ngoài ra bạn có thể lên mạng tải mấy game luyện tư duy logic về chơi nhé!


III. Kỹ năng giải quyết vấn đề



Cơ bản thì dự án nào mà chả là vấn đề, là bài toán cần tìm lời giải, và chúng ta (BA) ở đây chính là để giải bài toán đó. Thực tế, BA sẽ là người giúp mọi người có cái nhìn chung, có sự hiểu biết chung về vấn đề, về các giải pháp khả thi cũng như xác định phạm vi của dự án. Trong quá trình thực hiện dự án, những vấn đề phát sinh như việc thay đổi yêu cầu từ phía khách hàng/stakeholder, yêu cầu mới, lỗi trên client, lỗi backend, thậm chí xung đột giữa các stakeholders,... BA đều cần tham gia giải quyết.


Sau đây là 8 bước cơ bản để giải quyết vấn đề:


1. Xác định vấn đề - ‘Chuyện gì đang xảy ra?’: Câu hỏi này sẽ giúp BA có được ý tưởng về các vấn đề đang gặp phải là gì.


2. Thu thập dữ liệu - 'Chúng ta biết gì về vấn đề này?': điều này giúp thu thập dữ liệu liên quan đến vấn đề. 


3. Phân tích dữ liệu - ‘Nguyên nhân gốc rễ của vấn đề là gì?’: Xác định nguyên nhân gốc rễ là hoạt động tiếp theo trong phân tích dữ liệu. Phân tích nguyên nhân gốc rễ sẽ giúp ích cho các giai đoạn giải quyết vấn đề tiếp theo.


4. Xác định các giải pháp - 'Giải pháp có thể là gì?': Đây là bước quan trọng nhất trong giai đoạn giải quyết vấn đề. Dựa trên các nguyên nhân gốc rễ, BA cần làm việc với team dev và tìm kiếm các giải pháp khả thi bởi nguồn lực có sẵn hoặc tìm giải pháp bên ngoài. Nếu cần, hãy so sánh giữa các giải pháp nội tại với các giải pháp hiện có trên thị trường.


5. Chốt giải pháp - ‘Giải pháp tốt nhất là gì?’: Bước tiếp theo là xác định giải pháp tốt nhất để thực hiện. Ở giai đoạn này, POC (Proof of concept: việc triển khai thử nghiệm 1 ý tưởng, để có thể chứng minh tính khả thi của giải pháp đó trong thực tế ra sao.) có thể giúp xác định giải pháp.


6. Lập kế hoạch thực hiện - 'Cách tiếp cận tốt nhất là gì?': Đây chủ yếu là hoạt động quản lý dự án mà BA cần làm việc cùng với Người quản lý dự án để lập kế hoạch và xác định phương pháp.


7. Kiểm tra giải pháp - ‘Vấn đề có được giải quyết thành công không?’: Việc kiểm tra giải pháp nên là một quá trình liên tục cho đến khi bạn tự tin rằng một giải pháp đó đã thực sự giải quyết thành công vấn đề.


8. Cải tiến giải pháp - ‘Có phạm vi cải tiến nào nữa không?’: Đây là bước retro (cùng nhìn lại vấn đề và giải pháp đã thực hiện) để xác minh xem giải pháp đã làm có thể cải tiến được hơn không, hay có cách nào giải quyết vấn đề triệt để hơn không? 


Mời các bạn đọc thêm bài Con đường trở thành Business Analyst nhé.


- Tech Zone -

Thư giãn chút nào!!!

Bài viết liên quan